Contrat de Numérisation

Contrat de Numérisation et d'archivage électronique à télécharger. Les mises à jour et alertes juridiques sur ce Contrat sont offertes avec le département droit du numérique de la plateforme juridique Actoba.com. Ce modèle peut être téléchargé avec le forfait illimité de modèles de contrats. 

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OBJET DU CONTRAT DE NUMERISATION

 

Contrat de Numérisation à télécharger.Le Client, conscient d’évoluer dans un environnement ou de plus en plus de documents sont produits ou diffusés en mode numérique, a exprimé au Prestataire ses besoins en terme de  numérisation et d’archivage électronique. Le Client entend ainsi notamment bénéficier d‘une réduction des coûts d’acquisition et de traitement de ses données physiques dans le cadre d’un programme de gestion documentaire dématérialisée.   Le Prestataire propose au Client un service d’archivage électronique de documents et des  dossiers du Client tels que listés en Annexe du Contrat de Numérisation.

 

Le Prestataire assure l’enregistrement et la gravure desdits documents sur supports numériques ou magnétiques, sous forme de fichiers numériques, selon les formats définis avec le Client tels que stipulés en Annexe des présentes. Le Prestataire assure également un service de conservation et d’assistance à la gestion électronique documentaire ainsi que l’acheminement desdits documents du siège social du Client au lieu de traitement et de stockage dans ses locaux et dépendances.

 

Le Contrat de Numérisation i) précise les niveaux de qualité assurés par le Prestataire, conformes à l’état de l’art en matière d’archivage électronique et de numérisation, ii) définit les formats de conservation des documents et fichiers, les méthodes de compression et les supports de stockage des images numériques, ainsi que les informations nécessaires aux récolements de celles-ci avec les originaux, iii) indique les prix convenus avec le Prestataire et iv) encadre les obligations des Parties.

 

 

NUMERISATION ET ARCHIVAGE : INTEGRITE DES SUPPORTS  

 

Pour assurer l’intégrité et la valeur juridique d’un document résultant d’un transfert de support, le Prestataire est informé qu’il sera obligatoire de documenter le processus de numérisation. La documentation exigée doit comprendre, au minimum : le format du document source; le procédé de transfert utilisé;  les garanties offertes par le procédé de numérisation quant à la préservation de l’intégrité des documents … Cette documentation doit être conservée durant tout le cycle de vie du document numérisé. Elle pourra être jointe au document résultant du transfert, à ses éléments structurants ou à son support. Le Prestataire est informé que le document numérisé devra pouvoir remplacer le document source sur support analogique. De cette façon, le Client pourra utiliser aux mêmes fins le document numérisé et le document analogique et, si nécessaire, un document pouvant servir à reconstituer l’autre. Dans la mesure où son intégrité est assurée, le document numérisé pourra  remplir les fonctions d’un original. Lors du transfert d’information d’un support vers un autre (numérisation), l’intégrité du document sera maintenue, même en présence de différences touchant :

 

-          l’emmagasinage de l’information;

-          la présentation de l’information;

-          l’information sur le support ou la sécurité;

-          la pagination;

-          le caractère tangible ou intangible des pages;

-          le format des pages;

-          la présentation recto ou verso;

-          l’accessibilité des pages en tout ou en partie;

-          le repérage séquentiel ou thématique de l’information.

 

 

DESTRUCTION DES SUPPORTS SOURCES

 

 

Postérieurement aux opérations de numérisation, les documents qui ont fait l’objet d’un transfert de support pourront être détruits avec l’accord exprès et préalable du Client lorsque l’intégrité de l’information est assurée. Avant de procéder à la destruction, le Prestataire devra contrôler l’intégrité, avoir documenté et validé l’opération de transfert, respecté le calendrier de conservation et, pendant l’opération, avoir protégé les données nominatives ou confidentielles traitées. La destruction des documents contenant des données nominatives devra être faite de façon sécurisée en appliquant des mesures adéquates.  Toutefois, certains documents source devront être conservés sur leur support d’origine. Le Client devra expressément informer le Prestataire des documents sources à détruire.  

 

 

PROCEDURE DE NUMERISATION

 

 

Lors de la numérisation et de l’archivage électronique, le Prestataire devra, en collaboration avec le Client, s’assurer de respecter les étapes suivantes :

 

1) Préparation matérielle des documents avant et après la numérisation : préparation des  dossiers et des documents à numériser pour faciliter l’opération de numérisation et réduire les risques de détérioration des documents et des équipements ; classement des pages dans l’ordre sélectionné par le Client, dépliage des documents, suppression des reliures à anneaux, élimination des doubles, retrait des agrafes, trombones … ; comptage des  pages à numériser.

Après la numérisation, il conviendra de réorganiser les documents, soit pour permettre leur réutilisation, soit pour pouvoir retracer rapidement un document qui doit être numérisé de nouveau ;

 

2) Réalisation de projets pilotes et apport de correctifs : le Prestataire devra réaliser des projets pilotes pour tester les équipements, les méthodes de contrôle des résultats, les mécanismes de normalisation, d’ajout de métadonnées et de création de copies de sécurité des données, le rythme de réalisation, etc. Lors de ces essais, il est entendu que ne seront pas  utilisés les documents originaux en raison du risque d’altération par de multiples expositions à la lumière et les manipulations répétées. En fonction des résultats des essais, le Prestataire devra apporter les correctifs nécessaires et effectuer ensuite de nouveaux essais jusqu’à ce que les Parties atteignent le niveau de qualité recherché.

 

3) Numérisation des documents : La numérisation doit être réalisée en s’assurant du respect des règles d’accès et de sécurité afin de ne pas endommager les documents sources :

 

4) Contrôle de la quantité et de la qualité : au cours des différentes étapes de la numérisation, et avant de détruire les documents source, le Prestataire devra évaluer les résultats. Ce contrôle comporte deux volets : le contrôle de la quantité et celui de la qualité. Lors de la numérisation de documents textuels, le Prestataire doit s’assurer que le texte (et les annotations, le cas échéant), est bien lisible, qu’aucune phrase ou mot n’est coupé, que la résolution est suffisante et de s’assurer que la reproduction …..

 

 

CONTRAT DE NUMERISATION : LES FORMATS  

 

 

Pour les documents destinés à une conservation permanente, il est conseillé de recourir à des formats ouverts et non compressés, à une résolution élevée, ainsi qu’à des supports reconnus pour la conservation à long terme : TIFF, PDF/A-1 et XML. Le format TIFF (Tagged Image File Format) est le format le plus utilisé jusqu’à présent pour la conservation d’images numériques. Bien que la taille des fichiers résultants soit considérable, le format TIFF est généralement retenu pour la conservation à long terme des images numériques. Le format ouvert PDF/A-1 est défini par la norme ISO 19005-19. Il s’agit d’un format image adapté aux documents textuels. Il préserve la mise en page, les polices de caractères et la mise en forme, ce qui le rend attrayant pour la conservation et la diffusion. De plus, il s’agit d’un standard ouvert et libre de droits. Pour les documents simplement numérisés en mode image (sans OCR), le niveau 1b s’applique. On retient le niveau 1a pour la conservation des documents structurés. Le format normalisé XML produit des fichiers structurés basés sur un langage balisé favorisant l’échange de données. Il offre de très grandes possibilités pour l’utilisation des métadonnées nécessaires à la gestion des documents. Concernant les supports de stockage, il existe deux principaux types de supports de stockage qui permettent de conserver les fichiers, à savoir les supports optiques et les supports  magnétiques. Les supports optiques les plus connus sont les CD-ROM (Compact Disc ou disques optiques compacts) et les DVD (Digital Versatile Disc). Les CD-ROM ont une capacité de stockage six fois plus faible que les DVD et ne sont pas recommandés pour les projets de numérisation d’envergure. Les DVD, pour leur part, offrent des capacités de stockage plus importantes. Il convient d’éviter les disques réinscriptibles DVD-RW (DVD Rewritable) et choisir des disques inscriptibles (DVD-R : DVD Recordable) de qualité « Archives ».  Pour assurer la longévité des supports optiques et l’accès à long terme aux informations qu’ils contiennent, certaines précautions s’imposent : 

-        éviter de graver la capacité maximale de données sur un disque, afin que les données ne se retrouvent pas à la périphérie du disque, qui est une zone plus fragile car elle est exposée aux traces de doigts;

-        graver les fichiers à la vitesse recommandée par le fabricant des disques : une vitesse supérieure peut entraîner la perte de données;

-        lors de la gravure, fermer tous les programmes et désactiver toutes les applications sur l’ordinateur qui sert à la gravure … 

CHOIX DES DOCUMENTS A NUMERISER

 

Attention à bien se mettre d'accord sur les documents à numériser. Par acte d'huissier, une SARL a fait assigner devant le tribunal de grande instance de Bordeaux son client, en paiement d’une prestation d’archivage électronique.  Le contrat avait pour objet l’archivage électronique des actes du client par numérisation réseau et CD ROM dans le but de constituer une copie de sécurité et d'optimiser le temps de recherche et de reconstitution rapide de copies. Suite à une mauvaise rédaction du contrat sur les documents exacts à numériser et archiver, le client avait refusé de payer ses factures et a résilié le contrat. Le prestataire sollicitait le paiement de dommages et intérêts pour inexécution de la convention passée et la somme réclamée correspondait à la somme qu'il aurait dû percevoir en exécution du contrat signé jusqu'à sa résiliation. La demande du prestataire était fondée sur les articles 1103 et 1104 du code civil : « Les contrats légalement formés tiennent lieu de loi à ceux qui les ont faits ; Les contrats doivent être négociés, formés et exécutés de bonne foi. Cette disposition est d’ordre public ». Il s'agissait donc d'une action en responsabilité pour inexécution du contrat. Les juges ont considéré que le client avait toute latitude pour choisir les actes à numériser et pas seulement pour choisir les annexes à inclure. Au sens du code civil, dans le doute, la convention s'interprète contre celui qui a stipulé et en faveur de celui qui a contracté l'obligation. Il appartenait au client de déterminer les actes qu'il entendait voir numériser. Dès lors, si pour une raison qui lui appartenait, tel le coût de l'opération dépassant largement l'estimation initiale, il avait choisi de limiter les actes à numériser ou de ne plus en donner au prestataire, il était libre de le faire, étant précisé que la société de numérisation n'en subissait aucun préjudice dans la mesure où elle ne fournissait aucun travail en contrepartie. Le prestataire n'était donc pas fondé à réclamer le paiement de dommages et intérêts en indemnisation de l'inexécution d'une obligation qui n'existait pas.  

 

ARCHIVAGE ET SIGNATURE ELECTRONIQUE

 

En cas de numérisation assortie d’un archivage avec signature électronique, il conviendra de bien respecter les dispositions légales. Dans une affaire jugée récemment, une juridiction a débouté une banque de sa demande de condamnation d’un emprunteur. Les juges ont considéré que la signature électronique de l’emprunteur de crédit à la consommation, ne reposait pas sur un procédé fiable d’identification au sens des (ex) articles 1316-1 et 1316-4 du code civil et du décret du 30 mars 2001. La Banque a été déboutée de ses demandes en exécution / remboursement du contrat de crédit. Suivant offre préalable signée électroniquement le même jour, la Banque avait consenti à un particulier un prêt personnel d’un montant de 15 000 euros remboursable en 84 mensualités en contrepartie d’un taux d’intérêt nominal annuel de 8,27%. Par la suite, le prêteur s’est prévalu de la déchéance du terme mais n’a pu obtenir le remboursement du prêt consenti. 

 

Selon l’ex article 1108-1 du code civil, lorsqu’un écrit était exigé pour la validité d’un acte juridique, il pouvait être établi et conservé sous forme électronique dans les conditions prévues aux articles 1316-1 et 1316-4 (« i) L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ; ii) La signature nécessaire à la perfection d’un acte juridique identifie celui qui l’appose). Lorsqu’elle est électronique, la signature consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. La fiabilité de ce procédé était présumée, jusqu’à preuve contraire, lorsque la signature électronique était créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie, dans les conditions fixées par l’ancien décret n°2001-272 du 30 mars 2001. Ce dernier précisait qu’une signature électronique sécurisée devait satisfaire aux exigences suivantes : i) être propre aux signataires, ii) être créée par des moyens que le signataire puisse garder sous son contrôle exclusif, iii) garantir avec l’acte auquel elle s’attache un lien tel que toute modification ultérieure de l’acte soit détectable. La fiabilité d’un procédé de signature électronique était  présumée jusqu’à preuve contraire lorsque ce procédé mettait en oeuvre une signature électronique sécurisée, établie grâce à un dispositif sécurisé de création de signature électronique et que la vérification de cette signature reposait sur l’utilisation d’un certificat électronique qualifié. En l’espèce, la Banque produisait aux débats un document intitulé « fichier de preuve de la transaction », par lequel un tiers, en qualité de prestataire de service de gestion de preuves, attestait que le fichier de preuve référencé contenait un document signé électroniquement (horodaté). Le document comportait plusieurs éléments d’information dont le nom de l’utilisateur, son adresse mail, son numéro de téléphone et le code à usage unique utilisé pour la transaction. Toutefois, ce dispositif ne répondait pas aux conditions légales de fiabilité et de certification. En effet, un dispositif sécurisé de création de signature électronique devait : i)  Garantir par des moyens techniques et des procédures appropriées que les données de création de signature électronique ne pouvaient être établies plus d’une fois et que leur confidentialité est assurée ; ne pouvaient être trouvées par déduction et que la signature électronique est protégée contre toute falsification ; ne pouvaient être protégées de manière satisfaisante par le signataire contre toute utilisation par des tiers. Par ailleurs, un dispositif sécurisé de création de signature électronique devait être certifié i) soit par les services du Premier ministre chargés de la sécurité des systèmes d’information, après une évaluation ; ii) Soit par un organisme désigné à cet effet par un Etat membre de la Communauté européenne.

Le document produit aux débats intitulé « attestation » ne contenait aucun élément de nature à caractériser l’existence de l’ensemble de ces exigences, il n’était par ailleurs pas produit le certificat de conformité. Ce document n’était donc pas suffisant pour établir d’une part que le procédé mettait en oeuvre une signature électronique sécurisée, établie grâce à un dispositif sécurisé de création de signature électronique, d’autre part que la vérification de cette signature reposait sur l’utilisation d’un certificat électronique qualifié. Aucune présomption de fiabilité du procédé de signature électronique ne pouvait être invoquée par la Banque.

 

Description de ce Pack juridique de ce Contrat de Numérisation et d’Archivage :

- Format : Word 
- Téléchargement immédiat : oui
- 19 pages 
- Mise à jour : Oui 
- Modifiable librement : Oui 
- Revente / Publication : interdite 

Commentaires

Questions Réponses

Jules danain , 20/08/2019
Dans ce contrat de numérisation, quelles missions sont confiées au prestataire ?
Pour l'essentiel, le Prestataire propose au Client un service de numérisation et d’archivage électronique de documents et des dossiers du Client tels que listés en Annexe du contrat. Le Prestataire assure aussi l’enregistrement et la gravure desdits documents sur supports numériques ou magnétiques, sous forme de fichiers numériques, selon les formats définis avec le Client tels que stipulés en Annexe. Le Prestataire assure également un service de conservation et d’assistance à la gestion électronique documentaire ainsi que l’acheminement desdits documents du siège social du Client au lieu de traitement et de stockage dans ses locaux et dépendances.
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Daniel wismann, 20/08/2019
Y a t-il des étapes à la numérisation dans ce contrat ?
Oui c'est prévu. Lors de la numérisation et de l’archivage électronique, le Prestataire devra, en collaboration avec le Client, s’assurer de respecter les étapes suivantes : 1) Préparation matérielle des documents avant et après la numérisation : préparation des dossiers et des documents à numériser pour faciliter l’opération de numérisation et réduire les risques de détérioration des documents et des équipements ; classement des pages dans l’ordre sélectionné par le Client, dépliage des documents, suppression des reliures à anneaux, élimination des doubles, retrait des agrafes, trombones … ; comptage des pages à numériser.
Après la numérisation, il conviendra de réorganiser les documents, soit pour permettre leur réutilisation, soit pour pouvoir retracer rapidement un document qui doit être numérisé de nouveau ; 2) Réalisation de projets pilotes et apport de correctifs : le Prestataire devra réaliser des projets pilotes pour tester les équipements, les méthodes de contrôle des résultats, les mécanismes de normalisation, d’ajout de métadonnées et de création de copies de sécurité des données, le rythme de réalisation, etc. Lors de ces essais, il est entendu que ne seront pas utilisés les documents originaux en raison du risque d’altération par de multiples expositions à la lumière et les manipulations répétées. En fonction des résultats des essais, le Prestataire devra apporter les correctifs nécessaires et effectuer ensuite de nouveaux essais jusqu’à ce que les Parties atteignent le niveau de qualité recherché. etc.


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Thierry m., 20/08/2019
Ce contrat de numérisation prévoit-il un plan de classification ?
Oui en effet. Le plan de classification doit servir à classer l’ensemble des documents, que celui-ci fasse partie d’un système de gestion intégrée des documents (GID) ou, en l’absence d’un tel système, qu’il soit reproduit sur un disque en réseau. Le Prestataire devra s’assurer de préserver le lien entre les documents analogiques et les documents numériques constituant un seul et même dossier. Le Prestataire conseillera au Client l’utilisation d’un logiciel de gestion intégrée des documents facilitant la gestion des dossiers, à l’aide de métadonnées. Le Prestataire est informé que l’ajout d’éléments d’identification (métadonnées) aux fichiers numériques est essentiel dès la création des documents. Cela facilitera au Client l’identification, le repérage et l’utilisation des documents, ainsi que le maintien de leur intégrité. Ces ajouts pourront se faire directement dans le fichier ou sur une fiche de métadonnées, qui est liée au dossier ou au document. En outre, il importera d’identifier de manière normalisée et significative les fichiers informatiques des documents. Les fichiers devront être nommés en suivant une politique ou une directive institutionnelle, qui précisera les éléments d’information à inclure et leur ordre de présentation (nombre de caractères et de mots permis, ordre des éléments, symboles autorisés ou proscrits …).

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Dan t. , 20/08/2019
Quid de la numérisation des factures ?
La numérisation des factures (pour être opposable au services des impôts) doit être faite dans les conditions de l'article A102 B-2
du Code des procédures fiscales :

Le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique est réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l'identique. Le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l'original en image et en contenu. Les couleurs sont reproduites à l'identique en cas de mise en place d'un code couleur. Les dispositifs de traitements sur l'image sont interdits. En cas de recours à la compression de fichier, cette dernière doit s'opérer sans perte.

L'archivage numérique peut être effectué par l'assujetti ou par un tiers mandaté à cet effet. Les opérations d'archivage numérique des factures établies originairement sur support papier sont définies selon une organisation documentée, faisant l'objet de contrôles internes, permettant d'assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation.

Afin de garantir l'intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données et est assorti : 1° D'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ; 2° D'une empreinte numérique ; 3° D'une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ; 4° Ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).
Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.

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